仕事先にかかってきた電話や来客で本人が不在の場合、本人が帰って来た時にすぐに分かるようにメモを残すのが通常です。
でも、分かりにくいメモだと相手にちょっと不快感を与えるかもしれませんし、メモを残した人に改めて聞き直したりと2度手間をさせてしまうかもしれません。
伝言メモは少ない文章で分かりやすく相手に伝えないといけません。
伝言メモの書き方や誰でも使用できるテンプレートをご紹介させて頂きます。
伝言メモは読み手が理解できるように書かないといけません。
その為には、電話を掛けてきた又来訪された相手にもきちんと名前や内容を尋ねないといけません。

いつ・誰から

いつ、誰からの電話・来訪があったかはまず一番最初に伝える重要な項目です。
日にち・曜日はもちろん、何時何分頃の事かを明記します。
日にち・曜日も何故必要かというと、忙しかったり内容によっては翌日以降に連絡をし直したり、相手から掛け直しをしてくれる場合、その日のうちに掛かってくるとは限りません。
メモの内容が完結するまでは残しておく必要があるので、「日にち・曜日」は必ず書きます。
誰から電話が掛かってきたか分かるようにするには相手の名前だけでなく会社名も必要です。
似たような名前や同じ苗字の人がいますので、会社名を残すことで人物像がはっきりします。間違いを避けるため、相手の会社名と名前は必ずリピート確認しましょう。
また、来訪された方の場合は名刺を頂けたら、伝言メモと一緒に頂いた名刺を添えるとわかりやすいです。

用件

不在だった相手に対してどのようにしたいかを確認する内容になります。
  • 電話があったことを伝えて欲しい。
  • 電話をもらいたい。
  • もう一度電話を掛けなおす。
主な項目としてはこの3種類ですが、付属して詳しい内容がある場合は別スペースに書き込むこと。
次の連絡までに資料が必要なことや確認しておかないといけないこともあるので、
「○○の件で連絡しましたが、また掛け直します。」や「○○について確認したいので、ご連絡ください。」
と簡単明瞭で伝わりやすい内容になるようにします。

連絡先

相手の連絡先も念のため確認しておきます。
特にこちらから掛け直す場合、時間によっては相手も会社にいないかもしれないので、携帯電話に連絡をした方が都合良いこともあります。
不在人が何時ごろに戻って来るのか分かる場合、もしくは帰社予定時間がはっきりしない場合でも、その旨を伝えたうえで用件と相手の連絡先を確認しましょう。

受けた人の名前

最後に対応した人(自分)の名前を必ず残します。
内容によってはもう少し詳しい連絡内容を確認したり、来訪者がどんな方だったか確認される場合があります。
内線番号がある場合は、番号を記載しておいた方がやさしいですね。
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テンプレートを活用

伝言メモを残すとき、無地のメモ紙に書き残しても良いのですがちょっと手間ですよね。
テンプレートを使うと相手に確認しないといけない最低限の事がわかりやすくなりますし、メモもスッキリ残すことができます。

テンプレート

テンプレートとは同じことを繰り返しする時(複製)に使う「ひな型」の事で、定形文書や書式に使用されます。
もちろん「伝言メモ」帳も販売されていますので、購入して使用してもよいですし、パソコンからダウンロード・プリントアウトして使用することもできます。
(メモは処分するものなので、支障のない裏紙を使用すると経済的にもいいですね。)

使い分けで仕事を楽しく

「伝言メモ」テンプレートもシンプルな物からイラストが入ったちょっと可愛らしいものまでいろいろあります。今時は可愛らしい文具を使って、少しでも仕事場に楽しさや明るさを取り入れる人もいます。
「伝言メモ」テンプレートも上司用、女子用、親しい人用などで分けるとちょっと楽しいかもしれません。
(その余裕がある場合に可能とはなりますが。。。)
季節柄のものを使用して和やかに、また親しい仲間うちのみで有効だとおもいますが「方言」版もありますので、笑いもいれてみたりして。

まとめ

伝言メモは円滑に仕事を進めていくのに必要不可欠なものの一つです。
相手と不在人の間に立つ重要な役割を持ちますので、相手の方に失礼にならないように確認しましょう。
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